Ola: Czym jest Open Space Technology czyli metoda otwartej przestrzeni i na czym polega?

To jest taki sposób rozmawiania, debatowania, w którym ludzie sami się organizują, tworzą tematy do dyskusji, sami decydują z kim, o czym i gdzie chcą rozmawiać. Jest to coś zupełnie innego niż zwykła konferencja.

Jak powstała ta metoda?

Amerykanin Harrison Owen był organizatorem olbrzymich konferencji. Pewnego razu bardzo napracował się przy organizacji takiej dużej konferencji, ale ludzie byli średnio entuzjastycznie do niej nastawieni. Przejrzał ankiety ewaluacyjne i okazało się, że uczestnikom najbardziej podobały się przerwy kawowe. Bardzo się zdenerwował, bo organizatorzy wydali mnóstwo pieniędzy na tę konferencję, pościągali ekspertów z różnych stron świata, a nie zostali docenieni. I wtedy Harrison Owen pomyślał, że może na te debaty, konferencje, spotkania przychodzą ludzie, którzy sami mają coś do powiedzenia i chcieliby bardziej aktywnie uczestniczyć, a nie tylko słuchać panelistów czy ekspertów. Może chcieliby zaproponować tematy dyskusji i włączyć się w nie bardzo aktywnie. Nie muszą być profesorami, nie muszą pracować na uczelniach, w radiu czy telewizji. Mogą po prostu, jako zwykli ludzie, chcieć ze sobą rozmawiać. Tak właśnie powstała metoda Open Space Technology, taka, w której ludzie zgłaszają tematy do dyskusji i rozmawiają z kim chcą i gdzie chcą.

Jadzia: Kiedy przyjdę na Open Space Technology, skąd będę wiedziała na jaki temat będą toczyły się rozmowy i czy mogę zaproponować swój temat debaty?

Ola: To wygląda tak, że jest jeden temat przewodni, taki tytuł, który jest wypracowany przez grupę ambasadorów danej debaty. I on zazwyczaj podpowiada, w jakim obszarze będziemy się poruszać. Na przykład w 2016 roku jako Fundacja Rozwoju Dobre Życie, organizowaliśmy debatę o przyszłości młodzieży, dotyczącą polityki społecznej, tego jak angażować młodzież w działania społeczne. I wokół tego zagadnienia przewodniego ludzie zgłaszali swoje tematy. Sami proponowali, żeby na przykład porozmawiać o nauce języków obcych albo o bardziej interdyscyplinarnym uczeniu się. Czyli wszystko krążyło wokół tego tematu przewodniego. Znając ten temat, wiemy, jakie tematy możemy zgłosić do dyskusji w małych grupach.

Jadzia: Jak wygląda organizacja tej konferencji, debaty? Skąd ja, jako uczestnik, będę wiedziała, co w danym momencie robić?

Ola: Debatę w formule Open Space Technology prowadzą specjalnie do tego przygotowani facylitatorzy. To są takie osoby, które wprowadzają krok po kroku wszystkich zebranych w zasady, jakie będą obowiązywały, tłumaczą w którym momencie i w jaki sposób można zgłosić swój temat i jak to wszystko przebiega. Opowiadają też o specjalnych prawach, jakie obowiązują podczas takich debat. Zwykle jesteśmy przyzwyczajeni, że jak wybieramy jakiś warsztat na konferencji, to musimy być na tym warsztacie cały czas. Na przykład do obiadu siedzimy w jednej grupie, czy nam się to podoba, czy nie. A podczas debaty organizowanej w formule otwartej przestrzeni jest tak, że jeśli uznamy, że w danym temacie nic więcej nie uzyskamy, albo nie możemy już nic więcej z siebie dać, to możemy zmienić miejsce, zmienić dyskusję, skorzystać z prawa dwóch stóp. Nasze stopy mogą zagłosować, mogą przejść do innego tematu. I w ten sposób możemy być takimi pszczołami czy trzmielami, które przenoszą na swoich czółkach informacje pomiędzy grupami, zbierają bardzo dużo inspiracji. W ten sposób w ciągu jednego dnia można uczestniczyć w kilkudziesięciu dyskusjach. Ale też, jeżeli dane miejsce nas zaciekawi, możemy zostać całą godzinę w danej sesji – bo takie sesje trwają przeważnie godzinę. Bardzo dużo można w ten sposób i dzięki temu zyskać i z siebie dać.

Jadzia: Czy takie debaty, dyskusje w dużych grupach przynoszą realne korzyści?

Ola: Debata daje korzyści, kiedy temat jest dobrze określony. W określeniu tematu pomaga facylitator. Czasami też organizowane są spotkania przygotowawcze, gdzie włącza się większą grupę ludzi. Chodzi o określenie, co jest dla danej organizacji, firmy, samorządu czy społeczności lokalnej ważne do dyskutowania, dlaczego ten temat jest ważny. Ale ważne jest też, jak go sformułować, żeby osoby, które przyjdą, rozumiały, o czym będzie debata, żeby mogły się same w tej dyskusji odnaleźć, na przykład zgłosić swój temat. Jest kilka zasad, które facylitatorzy znają. Na przykład wiedzą, że temat nie może być zbyt wąski ani zbyt szeroki, że musi być jasny, ciekawy, niepowtarzalny, wyjątkowy. Po takim sformułowaniu tematu i odpowiednim wprowadzeniu, wyjaśnieniu czym się chcemy zająć, uczestnicy, przez to że sami decydują, o czym rozmawiają, gdzie i z kim, naprawdę się angażują. Wyniki dyskusji są czasem zaskakujące. Okazuje się, że przez godzinę można wypracować dużo dobrych rozwiązań. Wnioski spisywane są w krótkich raportach, skanowane. Powstaje z nich jedna książka zawierająca wnioski z wszystkich dyskusji, które odbyły się danego dnia.

Ola: Mówiliśmy już dużo o formule debaty Open Space Technology, która daje nam realne korzyści i pozwala dyskutować na tematy, po które przyszliśmy. Ale oprócz merytoryki istnieją też korzyści relacyjne, społeczne.

Jadzia: Podczas takiej dużej debaty tak naprawdę nie wiemy, kogo spotkamy. Ważne, żeby być otwartym i przygotowanym na to, że możemy spotkać dosłownie każdego, z kim możemy podyskutować o swoich bolączkach społecznych, o pomysłach na inicjatywy lokalne, społeczne, biznesowe i w luźnej atmosferze nawet rozwiązać pewne problemy. Przez te kilka godzin naprawdę możemy wypracować niesamowite rozwiązania. Chciałabym odczarować słowo networking – tak naprawdę jest to narzędzie dla każdego. Networking jako zbudowanie relacji z drugim człowiekiem, a nie tylko jako spotkanie, porozmawianie i pójście do domu.

Ola: Jakie są takie główne zasady sieciowania, jak to zrobić dobrze?

Jadzia: Networking traktuję jak taniec. Chodzi o to, żeby nigdy nie stać pod ścianą. Trzeba być przygotowanym, wiedzieć, po co się idzie, ale też zawsze mieć wizytówkę przy sobie. Wiem, że same kontakty, samo poznanie ludzi, to jeszcze nie relacje. Ale wiem też, że na każdym spotkaniu, szkoleniu, debacie, konferencji, gdziekolwiek jestem, mogę spotkać tę właściwą osobę, na której bardzo mi zależy, która może rozwiązać moje problemy. I jestem na to przygotowana. Ale pamiętam też, że już teraz mam dużo kontaktów, mam takie swoje top 100.

Ola: A co zrobić, żeby później te na przykład 80 poznanych danego dnia osób jakoś sobie w głowie uporządkować, żeby w ogóle pamiętać, o czym z nimi rozmawialiśmy i żeby te relacje w ogóle trwały. Jak Ty to robisz?

Jadzia: Przede wszystkim trzeba mieć wizytówkę. Ale nie po to, żeby ją rozdać wszystkim. Dobrą zasadą jest to, że zanim wręczymy własną wizytówkę, prosimy o nią osobę, która nas zainteresuje. Jeśli czujemy, że jest między nami jakaś chemia, że możemy coś fajnego wspólnie zrobić, albo wręcz odwrotnie, że to my możemy pomóc tej osobie osiągnąć jej cel, to warto ją o wizytówkę poprosić. Jeżeli ta osoba nie ma wizytówki, to możemy zapytać ją, w jaki sposób możemy pozostać z nią w kontakcie. Możemy też od razu umówić się na spotkanie. Ale tutaj uwaga – nie umawiajmy się ze wszystkimi osobami, które spotkamy. Bo jeżeli na debacie Open Space Technology jest kilkaset osób, to nie będziemy w stanie spotkać się z nimi przez najbliższy rok. I też nie o to chodzi, aby budować relacje z wszystkimi osobami. Warto podczas takich spotkań uświadomić sobie, z kim było nam najbliżej, z kim podjęliśmy ciekawe tematy, ciekawą dyskusję i wybrać te dwie, trzy osoby, maksymalnie kilka osób i od razu, bądź kolejnego dnia, umówić się z nimi na spotkanie, żeby ten temat kontynuować. Kiedy wymieniamy się wizytówkami, warto jest na nich od razu napisać datę i miejsce, gdzie daną osobę poznaliśmy oraz kilka słów kluczowych, o których rozmawialiśmy, bo po takiej dużej debacie nie będziemy w stanie pamiętać, kto kim był i nam się to po prostu pomiesza. Kolejny dzień poświęcam na to, aby do tych osób się odezwać. Nie chodzi o to, żeby ze wszystkimi się spotkać, ale żeby o sobie przypomnieć. Biorę każdą wizytówkę do ręki i zastanawiam się, w jaki sposób do danej osoby się odezwać. Do jednych napiszę e-maila, do innych zadzwonię, innych zaproszę na LinkedIn do sieci kontaktów – tak żeby dopasować się do danej osoby, żeby było jej najwygodniej utrzymać ze mną kontakt. Wybieram też kilka osób, z którymi było mi najbliżej i umawiam się z nimi na spotkanie, najlepiej jeszcze w tym samym tygodniu. Takie spotkania przynoszą najlepsze efekty. Bo faktycznie możemy rozwiązać swoje problemy, wymienić się bardzo konkretnym doświadczeniem, czyli porozmawiać szerzej o tym, o czym zaczęliśmy na debacie.

Ola: Czyli z tego co mówisz, wynika, że warto zdać sobie sprawę z tego, kogo już znamy, uporządkować te kontakty, odbudować relacje, których ostatnio nie podtrzymywaliśmy. Ale warto też poznawać nowe osoby, przychodzić na spotkania na tematy, które nas ciekawią, które są w naszym regionie, czy nawet gdzieś specjalnie jechać, żeby się zainspirować, rozpocząć nowe projekty, działania społeczne i biznesowe.

Jadzia: Dokładnie tak. Nic tak nas nie rozwija jak nowe znajomości, nowe spotkania, nowe rozmowy. Zdecydowanie jestem za tym, aby poznawać nowych ludzi.

Ola: Zarówno Open Space Technology jako forma organizowania dużych grup do dyskusji, jak i sieciowanie, które może się odbywać w otwartej przestrzeni podczas takiej debaty, ale i podczas wielu innych spotkań, mogą nas przybliżyć do realizacji celów życiowych, społecznych i innych, które stawiamy przed sobą i przed naszą organizacją, instytucją, w której działamy i pracujemy. Warto więc spotykać się, budować relacje i być w tematach, które nas interesują. Warto uciszyć ten głos w głowie, który mówi, że nie damy rady. Warto wyjść z domu, spotkać się z innymi osobami, zainspirować się i w ten sposób ułatwić sobie drogę do realizowania celów.